Lange und schleppende Meetings rauben viel Zeit und sind euch sicherlich allen bekannt. Doch wie kann man diesem Problem entgegenwirken?
Wir haben euch unsere 10 ultimativen Tipps für bessere Meetings zusammengefasst. Sie sollen dazu beitragen, eure Meetings kürzer, nachhaltiger und erfolgreicher zu machen.

 

#1 Klare Regeln vorgeben

Alle Handy und Laptops, die für das Meeting nicht benötigt werden, sind tabu. Auch Zwischengespräche mit dem Sitznachbarn bzw. der Sitznachbarin sind unerlaubt. Denn die gemeinsame Zeit mit den Kolleg:innen ist kostbar.

 

#2 Zielsetzung vorab festlegen

Damit das Meeting nicht ohne Ergebnis endet, sollte vorab ein klares Ziel definiert werden. Warum findet das Meeting statt? Worüber soll gesprochen werden? Was soll am Ende erreicht werden? Erst wenn dieses Ziel erreicht wurde, solltet ihr das Meeting beenden. Falls es dazu nicht kommt, drängt auf eine Entscheidung oder einen Kompromiss.

 

#3 Ein Thema pro Meeting

Wenn schon mal alle zusammenkommen, tendiert man oft dazu, spontan noch weitere Themen zu besprechen. Das solltet ihr vermeiden, da Meetings dadurch unnötig in die Länge gezogen werden und an Produktivität verlieren. Meist fehlen doch noch wichtige Kolleg:innen oder die Anwesenden sind auf weitere Gesprächspunkte nicht richtig vorbereitet.

 

#4 Zwei-Pizzen-Regel

Nach Jeff Bezos, Gründer des Onlineversandhändlers Amazon, sollten für jedes Meeting bildhaft zwei Pizzen bereitgestellt werden. Von diesen Pizzen müssen alle Teilnehmenden satt werden. Das heißt: Reguliert eure Teilnehmerzahl auf eine kleine Gruppe. Große Runden sind ungeeignet, da zu viele Personen involviert sind und das Meeting so zeitlich und inhaltlich schnell ausschweifen kann.

 

#5 Der leere Stuhl

Eine weitere goldene Regel, auch von Jeff Bezos, ist, bei jedem Meeting einen Platz für den Kunden bzw. die Kundin, die wichtigste Person im Raum, freizuhalten. Dadurch verliert ihr nie den Blick für den Kunden oder die Kundin und beachtet bei euren Gesprächen auch seine bzw. ihre Perspektive.

 

#6 Das I-E-D-Prinzip

Stehen gezwungenermaßen doch mal mehrere Themen auf der Agenda, solltet ihr diese vorab nach Umfang und Zielsetzung klassifizieren. Hierzu bietet sich das sogenannte I-E-D Prinzip bestens an:
I = Information (Über welche Themen müssen die anderen Teilnehmenden informiert werden?)
E = Entscheidung (Zu welchen Themen muss eine Entscheidung getroffen werden?)
D = Debatte (Welche Themen müssen noch diskutiert werden?)

 

#7 ELMO

Wie viele Pioneers-Mitglieder vielleicht schon in den Pioneers Meetingräumen gesehen haben, kann die ELMO-Karte ein hilfreicher Unterstützer in Bezug auf effiziente Meetings sein.
ELMO steht für enough let’s move on. Die Karte kann von euch eingesetzt werden, wenn der Gesprächsverlauf stockt, zäh wird oder abschweift. ELMO signalisiert den anderen, sich wieder auf den Kern des Meetings zu konzentrieren.

 

#8 Walt Disney-Methode

Die Walt Disney-Methode beschreibt einen Kreislauf bestehend aus den Positionen des Träumers, des Realisten und des Kritikers. In euren Meetings kann euch die Methode dabei unterstützen, Ideen zu entwickeln, umzusetzen und zu prüfen. Aus den Perspektiven dieser drei Positionen betrachtet ihr eure Idee und fragt euch in folgender Reihenfolge: Was habe ich für eine Idee? Wie lässt sich diese Idee umsetzen? Was hat diese Idee für Schwachstellen?

 

#9 Standup-Meeting

Warum nicht einfach mal das Meeting im Stehen abhalten? Denn genau das macht ein Meeting oftmals dynamischer und auch kürzer. Keiner fällt in seinem Stuhl zusammen oder wird gar unaufmerksam. Im Stehen steigt die Produktivität und auch die Aufnahmefähigkeit.

 

#10 Walk and Talk-Methode

Eine weitere Alternative zu den typischen “Sitzungen” ist die Walk and Talk-Methode. Diese findet, wie der Name schon sagt, im Gehen statt und zwar außerhalb des gewohnten Besprechungsortes.
Sie regt dazu an, Dinge aus anderer Perspektive zu betrachten sowie aus den gewohnten vier Wänden herauszukommen, um die eigene Kreativität anzustoßen.